Tiltag: Den amerikanske koncern har ofte andre tilgange til krisehåndtering, sparerunder og medarbejder-udvikling.

UPS har som alle andre virksomheder inde for transportsektoren mærket krisen, men den amerikanske transportgigant har haft en alternativ tilgang til sparerunder, tilpasning af forretningen og det pressede markedet.

- Vi har ikke villet fyre ansatte – det har vi ikke tradition for i koncernen, understreger salgschef Frank Buchmann.

Tilpasning af forretningen er derfor sket dels ved naturlig afgange og ved interne rokeringer blandt medarbejderstaben.

Men selskabet har også været igennem omkostningerne med en tættekam. Lønningerne er blevet fastfrosset og kaffeautomaterne spytter ikke længere papbægre ud for hver kop kaffe - koppen skal genbruges.

Og så har der været fokus på effektiviteten i forretningen. UPS har i 2008 endnu engang formået at øge sin leverings-kvalitet, hvilket ikke kun giver tilfredse kunder, men også sorte tal på bundlinjen.

UPS overraskede således markedet ved i første kvartal 2009 at have overskud på distributionsforretningen worldwide.

- Det er, fordi vi har fuldt fokus på det, vi er gode til. Vi er ikke et fragtselskab, men pakkedistributør. Koncernen har hele tiden medarbejdere, der prøver at udvikle og effektivisere forretningsgangen, forklarer Frank Buchmann.

For udefrakommende kan UPS-verdenen virke meget firkantet og regelbaseret, men det har sin forklaring – og sine grunde.

- Det er en koncern præget af operatører og ingeniører, og det er deres tilgang til vores forretning. Men det giver også mening, når vi kan se, at det vi gør virker og vi tjener penge – selv nu, siger Frank Buchmann.

De seneste tiltag i UPS er, at kunden kan få besked om sine pakker via SMS, og den papirløse faktura er også blevet godt modtaget af kunder, der samtidig med at de slipper for en masse bureaukrati kan gøre noget godt for miljøet.

I UPS-koncernens bestræbelser på fortsat vækst, har koncernen også taget utraditionelle tiltag i brug.

- Vi har skolet vores chauffører i at være opmærksomme på, hvor der eventuel er nye kunder at hente. De er vores øjne ude på deres ture, og vi har fået en del emner at arbejde med, forklarer salgschefen.

Chaufførerne er blevet belønnet ud fra et point system, hvor der gradvist gives flere point, når en ny kunde kommer i folden, den første pakke sende osv. Pointene kan byttes til gaver.

UPS har også følt prispresset i markedet det seneste års tid.

- Pris er det vigtigste for mange lige nu, men vi er ikke på markedet for at være de billigste. Så hvis en kunde udelukkende er interesseret i den billigste pris, kan vi ikke hjælpe vedkommende. Men hvis kunden samtidig vil snakke service og kvalitet, så er vi interesseret. Ofte viser det sig, at vi kan hjælpe med løsninger, som i sidste ende gør det billigere for kunden, påpeger Frank Buchmann.

Han vurderer, at kunderne i øjeblikket sender færre pakker – men til gengæld sender de ad flere gange.

- Der bestilles ikke bare varer hjem i en uendelighed. Kunderne bestiller lige netop de varer hjem, der er brug for, i mindre partier. Så bestiller de hellere én gang til, siger Frank Buchmann.

En anden tendens er, at kundernes fokus på økonomi betyder, at færre pakker bliver sendt som ekspres-forsendelser.

- Vi er i dialog med vore kunder og opfordrer dem til at se på, om det nu også er nødvendigt for dem, at pakken er der næste dag. Hvis den kan vente, så er der penge at spare ved at bruge vores standardprodukter frem for ekspres, forklarer Frank Buchmann.

UPS er ligesom USA mulighedernes land. Har du ambitioner, kan du med flid og dygtighed skabe din egen karriere.

- Mange steder bliver medarbejdere forfremmet efter anciennitet – her skal man vise resultater, siger Frank Buchmann, der selv blev udnævnt til salgschef i en ung alder – og det selv om hans vej til UPS var atypisk.

Oftest rekrutterer UPS nemlig medarbejdere fra egne rækker, men Frank Buchmann havde allerede erfaring fra nogle andre arbejdspladser, da han havde held til at få en fod inden døre hos UPS.

Medarbejdere, der giver udtryk for, at de vil noget mere, får lagt en karriereplan.

- Her er det ikke kun de forretningsmæssige resultater, der tæller, idet vi som ledere også bliver målt og vurderet af vores medarbejdere. Det nytter ikke noget, at man kan opfylde sit budget med 140 procent, hvis man dumper på andre forhold, siger Frank Buchmann. Derudover er ledere fra andre afdelinger, som man samarbejder med, med til at afgøre, om en medarbejder har potentiale til at blive forfremmet.

Frank Buchmann synes det er befriende, at der hos UPS ikke bliver set skævt til medarbejdere med ambitioner.

- Det er interessant for mig at vide, at jeg har nogle muligheder i UPS, siger salgschefen.

Enklere forsendelsesprocesser, optimerede supply chains, mindre papirbøvl og færre fejl ved toldklarering. Det er blandt fordelene ved at bruge det forholdsvis nye Paperless Invoice, som UPS indførte for snart et år siden i Danmark.

UPS udnytter teknologien til at integrere ordrebehandling, forberede forsendelser og faktura oplysninger, for derefter at overføre informationerne til toldmyndighederne rundt omkring på kloden. Det fjerner nødvendigheden af en papir faktura.

UPS Paperless Invoice giver afsenderen mulighed for at klarere adskillige fortoldninger ved at bruge elektroniske data frem for papirformularer. De elektroniske data reducerer desuden risikoen for at lave manuelle fejl, når tolddokumenter skal udfyldes.

- I det første lille års tid med denne service i Danmark har kunderne taget rigtig godt imod det. Det understreger behovet for innovative løsninger, som kan hjælpe kunderne med at optimere deres processer og gøre det hele mere enkelt. Og så skader det jo heller ikke, at der går færre træer til papir fakturaer, siger Frank Buchmann, regional salgschef i UPS Danmark.

UPS Paperless Invoice er gratis og fungerer sammen med alle andre UPS forsendelsessystemer uden brug af yderligere software.