Rigget til storm

Rettidig omhu: EG’s brancheløsning til transportbranchen giver kærkomment overblik i krisetider.

Flertallet af EG A/S brugere af det avancerede virksomhedssystem Aspect4 i transportbranchen melder om en forsigtigt positiv forventning til 2009. Det viser IT-leverandørens egen rundspørge i branchen.

- Meldingen er generelt, at det er ’business as usual’. Der er ganske vist lidt mere fokus på rettidig omhu og forsigtighed end før krisen satte ind, men verden har ikke ændret sig radikalt, fortæller market manager Hans Abildgaard fra EG Transport.

- Vi er glade for vores kunders indstilling, som vi også møder i det løbende samarbejde vi har med de fleste af vores kunder i forbindelse med igangværende projekter og opgaver, der strækker sig langt ind i 2009. Flere af vores kunder giver også udtryk for, at det er nu, der skal sættes fokus på effektive forretningsprocesser. Evnen til at tænke fremad er et af hovedkriterierne for at komme godt igennem finanskrisen, siger Hans Abildgaard.

EG - der tidligere hed EDB Gruppen – har et årelangt parløb med en række betydelige virksomheder i transportbranchen, der sikretren løbende videreudvikling af Aspect4 Transport, der i dag dækker praktisk taget alle aspekter af ressourcestyringen i en større transportvirksomhed.

EG er i øjeblikket i fuld gang med at opdatere kunderne i transportbranchens Aspect4-løsninger til version 3 – der både tilfører ny funktionalitet og øget effektivitet.

Aspect4 Transport håndterer ressourcestyringen af fem kerneprocessor i transportvirksomheden fra salg og marketing, over ordrehåndtering, planlægning og disponering, transport og lager til fakturering og afregning. Dertil er systemet i stand til at håndtere en række støtteprocesser og ledelsesprocesser.

Endelig er det muligt at integrere en række eksterne softwareløsninger som flådestyring fra Comlog eller Locus eller ruteplanlægning fra RouteLogiX, Map & Guide.

Dokumenthåndteringen er elektronisk. Systemet kan modtage elektroniske bookninger – eksempelvis via web – hvor kunderne nu selv kan booke en fragt. Papirdokumenter scannes ind og arkiveres digitalt. Det betyder, at dokumenthåndteringen forenkles og sikkerheden øges, fordi dokumenter ikke forsvinder fra systemet.

- Jeg godkender for eksempel aldrig nogen fysiske bilag – det kommer elektronisk til mig – også her i EG. Det kan vores kunder også gøre, fortæller Hans Abildgaard.

Systemet anvender også virtuelle ’sagsmapper’ – eller elektroniske charteques, som EG kalder det.

- Det vil sige, at alle dokumenter vedrørende en bestemt transport samles i et elektronisk chartek, så man let kan få overblik over de relevante detaljer. Men samtidig kan du også finde de pågældende dokumenter i andre elektroniske charteques – eksempelvis på en bestem lastbil eller en bestemt kunde, fordi det er let og hurtigt, at søge på kryds og tværs af det elektroniske arkiv, fortæller Hans Abildgaard.

På indscanningsområdet har EG et mangeårigt strategisk samarbejde med Multi-Support. Løsningen er 100 procent integreret med ASPECT4.

- Et af elementerne i opdateringen er flerleddet disponering. Det vil sige, at du kan disponere både den indgående transport og udgående transport hen over egen lagerterminal i en enkelt arbejdsgang. Det vil sige du har det samlede overblik over dig godsflow fra du afhenter det til du afleverer det igen i en arbejdsgang, fortæller Hans Abildgaard.

EG har sat samarbejdet med brugervirksomhederne i transportbranchen i faste rammer med dannelsen af en ERFA-gruppe, der tæller prominente navne som Freja Transport & Logistics, H. Dauggard A/S, P.K. Justesen A/S og H.P. Therkelsen A/S.

- Dialogen med en samlet brugergruppe betyder, at vi ikke blot bliver opmærksomme på konkrete problemer, men også at vi kan opbygge systemet efter, hvad der er ’best practice’ i transportbranchen.

Den seneste udgave af Aspect4 Transport rummer også forbedringer af salgs- og marketingsdelen.

- Et anden hot facilitet er det vi kalder e-service – hvor vores kundes kunder via web kan gå ind og selv booke godset og selv følge med i status på godset.

Kunderne kan selv udføre en del af arbejdet. Det kan gøres meget målrettet med skabeloner. De kan selv gå ind og udføre track’n trace.

Et andet element i opgraderingen er work-flow.

- Det er en slags begivenhedsstyret motor, der automatisk sender besked ud til relevante brugere af systemet, når et bestemt ’trigger-punkt¨’ er overskredet. Det kan for eksempel være nogle bookninger, der skal være registreret inden kl. 15.45. – og hvis det ikke er sket, så vil der blive sendt en mail ud til relevante modtagere med besked om, at der er deadline inden for fem minutter. Den type aktiv styring er indbygget i Aspect4-løsningen generelt. Men det er en teknologi, der endnu kun er i sin vorden og som rummer utroligt spændende perspektiver, siger Hans Abildgaard, og slutter begejstret.

- Her er vi naturligvis nødt til at inddrage vores ERFA-gruppe, hvis vi skal lokalisere de rette triggerpunkter, så systemet fungerer optimalt for både vores kunde og vores kundes kunder.

EDB Gruppen har forkortet sig selv til selskabets initialer, så virksomheden nu hedder EG – det har medarbejderne nemlig i årevis kaldt IT-virksomheden internt.

Samtidig med det officielle navneskifte har virksomhedens hjemmeside fået en overhaling, så det er lettere at finde relevant information om de mange brancheløsninger til Aspect4.

EG A/S afholder Aspect4-dag på Hotel Nyborg Strand torsdag 23. april – hvor kunder og andre interesserede kan hente inspiration.

Tæt på: EG kører parløb med kunderne i transportbranchen om optimering af processer.

Det er ikke kun på det overordnede plan via ERFA-gruppen, at EG Transport arbejder tæt sammen med kundevirksomhederne i transportbranchen. EG Transport er en aktiv medspiller, der hjælper kunderne med optimering af virksomhedsprocesserne helt ned på detaljeniveau.

Alle processer, der er i en transportvirksomhed, er delt op i fem kerneprocessor – salg og marketing, ordrehåndtering, planlægning og disponering, transport og lager og endelig fakturering og afregning.

- Det betyder, at vi kan se, hvilke processer, der kører optimalt og hvilke, der trænger til forbedringer, fortæller Hans Abildgaard.

Ud over de fem kerneprocesser er der nogle overliggende ledelsesprocesser, samt en række underliggende støtteprocesser inden for økonomi og administration, indkøb, it og personale (HR).

Opdelingen er et centralt værktøj, der gør det muligt at vurdere de enkelte delprocesser i detaljer på ressourceforbrug og effektivitet.

- Det er noget vores kunder har efterspurgt meget, fordi de har behov for at kunne vurdere, hvilke processer der kører optimalt – og derfor kan fortsætte uændret – eller mere eller mindre dårligt, så man kan gå ind og forbedre og effektiviser processen, forklarer Hans Abildgaard.

Overvågningen af delprocesserne er en løbende proces. Derfor mødes EG Transports branchekonsulenter også med kunderne med jævne mellemrum.

- Jeg skal netop i dag have et møde med en stor kunde, hvor vi har observeret, at deres importside formentlig kan køre mere effektivt end den gør i øjeblikket. Så diskuterer vi, om vi skal sætte en eller to af vores branchekonsulenter i gang med at lave en analyse, der viser præcist, hvor skoen trykker, siger Abildgaard og peger på, at virksomheden også kigger på, hvad den selv kan gøre:

- Er der noget i relation til deres IT-håndtering, som de kan gøre bedre? Eller er det noget helt andet, der skal ændres? Det er utroligt spændende, både fordi vi kommer tættere på vores kunder, men også fordi vi kan bidrage aktivt til optimeringen af transportvirksomhedernes værdikæde, siger Hans Abildgaard.